Soft opening là gì? Nó quan trọng như thế nào đối với sự kiện khai trương và ra mắt sản phẩm mới tới như vậy? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích cho bạn đọc hiểu thuật ngữ kể trên và chia sẻ quy trình tổ chức Soft Opening cụ thể để bạn nắm thông tin.

Soft opening là gì? Quy trình tổ chức Soft Opening chi tiết

1. Soft opening là gì?

Soft opening là gì? Soft opening là ngày chạy thử sản phẩm của cửa hàng, nhà hàng trước khi bước vào ngày hoạt động chính thức. Nó giống như một ngày tổng duyệt nhằm đánh giá chất lượng, theo dõi quy trình vận hành của toàn bộ hệ thống cơ sở vật chất, thiết bị và nhân sự của quán trước trước khi đi vào khai trương và hoạt động. Đây cũng là hoạt động giúp chủ nhà hàng thu thập ý kiến từ khách hàng để có sự chuẩn bị tốt nhất cho ngày khai trương hết sức quan trọng. Đồng thời nó cũng giúp tạo ấn tượng với các vị khách hàng.

Soft opening là gì

Soft opening là ngày chạy thử sản phẩm của cửa hàng

Đặc trưng của buổi chạy này đó là:

Thường dành cho các ngành dịch vụ ăn uống.
Hoàn toàn miễn phí, giảm giá sâu cho những sản phẩm hoạt động trong ngày.
Chỉ gửi giấy mời cho một lượng khách hàng nội bộ.
Diễn ra trong 1 – 3 ngày với mục đích tạo hiệu ứng truyền thông, thu thập ý kiến sớm từ khách hàng.

Xem thêm: Hướng dẫn cúng khai trương cho công ty, cửa hàng từ A đến Z

2. Vì sao cần chạy Soft opening trước lễ khai trương?

Tổ chức hoạt động này giúp chủ kinh doanh có thêm nhiều kinh nghiệm và sẵn sàng cho buổi khai trương chính thức. Và giúp buổi khai trương diễn ra mượt mà và thành công. Khách hàng chủ kinh doanh cũng nhận được không ít lợi ích từ ngày này.

Trong ngày này nhà hàng, quán cafe, cửa hàng sẽ nhận số lượng khách cụ thể. Họ có thể trải nghiệm trước sản phẩm của đơn vị kinh doanh. Thông qua đó đội ngũ chăm sóc khách hàng, nhân viên, chủ kinh doanh sẽ lắng nghe ý kiến của khách hàng để biết điểm nào thực hiện tốt, điểm nào còn chưa thực hiện tốt để khắc phục, tìm ra hướng giải quyết thích hợp để làm tốt hơn vào ngày khai trương chính thức.

Soft opening

Chủ kinh doanh có thêm nhiều kinh nghiệm và sẵn sàng cho buổi khai trương chính thức

Bên cạnh đó, việc tổ chức hoạt động này còn giúp cho chủ kinh doanh dễ dàng nắm bắt được hoạt động của nhà hàng, quán cafe và biết được nó có đang vận hành trơn tru hay không. Từ đó đưa ra những giải pháp giúp nhà hàng, quán cafe phát triển tốt hơn, thành công hơn khi bước vào hoạt động chính thức.

Nếu không tổ chức hoạt động này trước thì khi tới ngày khi trương chính thức chủ kinh doanh, nhân viên có thể bị bối rối do lượng khách hàng tới quá đông dẫn tới xử lý công việc chưa tốt. Điều này có thể tạo ấn tượng không mấy tốt đẹp tới các vị khách hàng tới trải nghiệm.

Tìm hiểu thêm: Khai trương cửa hàng thành công với bước chuẩn bị đơn giản

3. Các bước tổ chức Soft opening

Chúng tôi xin chia sẻ cho bạn đọc quy trình tổ chức Soft opening để bạn nắm bắt các bước thực hiện:

3.1 Xác định thời gian

Công việc đầu tiên bạn cần thực hiện đó chính là xác định thời gian tổ chức. Còn tùy thuộc vào kế hoạch của nhà hàng, quán ăn để quyết định thời gian phù hợp. Thời gian thích hợp nhất rơi vào khoảng 1 – 3 tuần trước thời gian khai trương chính thức diễn ra.

Xác định thời gian

Xác định thời gian tổ chức

Không nên tổ chức ngày chạy thử quá sát với ngày khai trương bởi chủ kinh doanh, nhân viên khó có thể xử lý, giải quyết những tồn tại trong buổi chạy thử và từ đó khó có sự chuẩn bị chuẩn chỉnh cho ngày khai trương chính thức.

Trước thời gian khai trương vài ngày thì chủ kinh doanh sẽ có một khoảng thời gian đủ dài để giải quyết những vấn đề xảy ra như: phân loại thực đơn, setup bối cảnh, trang trí không gian nhà hàng, quán ăn, quán café, training nhân sự,…. Hoạt động chạy thử này vô cùng quan trọng để góp phần giúp cho buổi lễ khai trương diễn ra thành công tốt đẹp.

3.2 Lựa chọn khách mời

Khách mời của buổi chạy thử có thể quyết định theo 2 cách đó là mời khách hàng ngẫu nhiên thông qua marketing trên các nền tảng. Hoặc bạn có thể mời bạn bè của đối tác, người thân của mình. Việc lựa chọn khách mời rất quan trọng bởi họ chính là những vị khách đầu tiên sẽ đưa ra góp ý, lời khuyên, khen và chê cho cửa hàng.

3.3 Hoàn chỉnh quy trình thực hiện

Mặc dù chỉ là buổi thử nghiệm sản phẩm và kiểm tra chất lượng dịch vụ của nhà hàng, cửa hàng nhưng tất cả quy trình phải được thực hiện chỉn chu và cẩn thận nhất. Chất lượng phục vụ, dịch vụ là sự phản ánh chuẩn xác cho ngày khai trương. Quy trình thực hiện chuẩn chỉnh, nghiêm ngặt sẽ giúp buổi khai trương giảm thiểu những sự cố, rủi ro không đáng có xảy ra.

3.4 Hình thức truyền thông

Khi bạn mở cửa hàng, nhà hàng mới nhưng khách hàng chưa biết thông tin về nhà hàng, cửa hàng thì cần phải thực hiện các hình thức truyền thông để mời khách hàng tới trải nghiệm sản phẩm, dịch vụ. Bạn có thể thực hiện chiến dịch thông qua các kênh đó là: digital marketing, trang mạng xã hội, chạy quảng cáo,… Hoặc thực hiện buổi chạy thử để truyền thông thương hiệu trực tiếp. Đồng thời hãy treo banner, bảng hiệu, băng rôn,… tại cửa hàng để thu hút sự chú ý của người đi đường.

Hình thức truyền thông

Thực hiện chiến dịch truyền thông

3.5 Chọn chương trình khuyến mãi

Chủ cửa hàng có thể tổ chức các chương trình khuyến mãi hấp dẫn dành cho khách hàng để thu hút sự chú ý của khách. Bạn có thể tham khảo một số chương trình như:

Mua 1 tặng 1
Giảm giá/đồng giá
Giảm giá combo
Tặng quà tặng hoặc voucher

3.6 Thu thập ý kiến đánh giá để cải thiện

Sau buổi tổ chức thì nhân viên có trách nhiệm thu thập ý kiến đánh giá để cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ để buổi lễ khai trương diễn ra thành công tốt đẹp. Thu thập ý kiến đánh giá có thể thực hiện bằng nhiều hình thức như: phát phiếu đánh giá, gọi điện hoặc nhắn tin cho khách hàng để lấy ý kiến,…

Xem ngay: Top 4 cách xin feedback khách hàng và xử lý feedback hiệu quả

4. Một số điều cần chú ý để buổi khai trương thử thành công

Để tổ chức buổi chạy thử thành công và phục vụ cho ngày khai trương thì chủ kinh doanh cần chú ý một số vấn đề sau:

4.1 Thu thập đánh giá từ khách hàng

Sau những buổi này thì khách hàng thường sẽ có những đánh giá, góp ý cho quán, nhà hàng. Tuỳ thuộc vào từng trường hợp mà khách hàng sẽ nói chuyện với nhân viên hoặc chủ quán, chủ nhà hàng. Chính vì thế ở buổi soft opening thì chủ kinh doanh cần phải sát sao tại quán để giám sát và kịp thời giải quyết các vấn đề có thể gặp phải. Bên cạnh đó, chủ kinh doanh có thể sử dụng phiếu thu thập để lấy đánh giá từ khách hàng. Ngoài ra, chủ kinh doanh cũng nên chủ động hỏi han khách hàng về chất lượng sản phẩm, đồ ăn, giá, phong cách phục vụ,…

Thu thập đánh giá từ khách hàng

Thu thập đánh giá từ khách hàng

4.2 Phân tích đánh giá và khắc phục

Chủ kinh doanh cần đảm bảo phản hồi đánh giá từ khách hàng phải được ghi chép đầy đủ. Sau buổi này thì chủ kinh doanh cần tổ chức các cuộc họp nội bộ từ cấp quản lý tới bộ phận để thống nhất, khắc phục những lỗi còn mắc phải.

Bài viết trên của POS365 đã chia sẻ cho bạn đọc thông tin hữu ích và giúp bạn trả lời câu hỏi soft opening là gì. Nếu cảm thấy bài viết hữu ích hãy chia sẻ cho những người đọc khác cùng biết tới. Chân thành cảm ơn bạn đọc đã đồng hành trong bài viết này.