Các bước thiết lập file quản lý kho vật tư bằng excel nhanh chóng

---

Một trong những công cụ được nhiều đơn vị sử dụng để kiểm soát xuất – nhập hàng hoá, hàng tồn kho đó là Excel. Công cụ này sử dụng tương đối dễ dàng và mang lại hiệu quả cao. Trong bài viết này của POS365, chúng tôi sẽ chia sẻ cho bạn đọc các bước thiết lập file quản lý kho vật tư bằng excel cực kỳ nhanh chóng. Bạn đọc đừng bỏ lỡ cách thực hiện nhé.

 1. Ưu điểm khi quản lý kho vật tư bằng Excel

Có không ít đơn vị sản xuất – kinh doanh sử dụng công cụ Excel để quản lý hàng hoá. Khi sử dụng file excel quản lý kho vật tư bằng excel thì người sử dụng sẽ nhận được một số lợi ích dưới đây. 

• Quản lý kho vật tư bằng excel cho phép người dùng thực hiện các báo cáo khác nhau để hỗ trợ cho công việc quản lý. 

• Công cụ excel rất dễ để làm quen và sử dụng. Dù là người chưa từng sử dụng cũng rất dễ để học hỏi. 

Quản lý kho vật tư bằng excel rất thuận tiện, dễ sử dụng

• Sử dụng excel hoàn toàn miễn phí mà không cần phải chi trả bất kỳ khoản phí nào khi tạo file. 

• Bạn có thể tính lợi nhuận, doanh số, sắp xếp và theo dõi hàng hoá tồn kho nhanh chóng chỉ bằng một vài công thức tính toán cực kỳ đơn giản. 

• Để sửa các giao dịch xuất – nhập hàng hoá, kiểm tra thông tin khách hàng và hàng hoá,… có thể thực hiện trực tiếp trên database.

• Cho phép người thực hiện chia sẻ file excel cho nhiều người khác. 

Xem thêm: Phần mềm quản lý kho vật tư tốt nhất cho doanh nghiệp

2. Các bước thiết lập file quản lý kho vật tư bằng Excel 

Bạn đã biết cách thiết lập file quản lý kho vật tư bằng Excel hay chưa? Nếu chưa hãy để chúng tôi chia sẻ cho bạn các bước thực hiện. 

2.1 Bước 1: Lập danh mục vật tư hàng hóa 

Đầu tiên bạn cần lấy dữ liệu sang các sheet xuất nhập để tổng hợp báo cáo. Các thông tin cần có nằm trong danh mục vật tư đó là: STT, mã vậ tư, tên vật tư, đơn vị. Còn phụ thuộc vào yêu cầu của từng doanh nghiệp mà có sửa đổi phù hợp với yêu cầu của đơn vị đó. 

Định dạng bảng biểu gồm:

• Kẻ bảng cho các bảng biểu. Lưu ý phần đường kẻ bao bên ngoài bắt buộc phải là nét liền. Đường kẻ giữa các dòng người dùng có thể đường kẻ đứt và có màu xám.

• Bôi đậm, viết in hoa đối với dòng tiêu đề. 

• Cố định dòng tiêu đề. 

2.2 Bước 2: Thiết lập sheet Nhập – Xuất 

• Ở sheet xuất nhập thì người thực hiện cần nhập các thông tin đó là: ngày tháng, tài khoản, số chứng từ, mã vật tư, diễn giải, ĐVT, số lượng bán, thành tiền, đơn giá. 

Tạo sheet xuất - nhập

• Dựa vào thông tin của phiếu xuất nhập kho, người thực hiện tiến hành nhập dữ liệu vào từng cột tương ứng. 

• Thực hiện tạo danh mục gồm các thông tin đó là: tên, nhóm, mã, ĐVT,… 

• Sử dụng hàm IF và VLOOKUP đối với các dòng trống của bên xuất nhập tìm thông tin của hàng hoá. 

• Nếu bạn muốn file dữ liệu trở nên gọn gàng và nhìn thuận tiện hơn thì nên dùng hàm IF. 

2.3 Bước 3: Báo cáo Xuất – Nhập – Tồn

• Cho phép người thực hiện xem số lượng hàng hoá tồn kho từ đầu cho tới cuối, số lượng nhập xuất cụ thể từng mã trong kỳ. Có các cột đó là: đơn vị, mã vật tư, số lượng, tên vật tư, thành tiền tồn đầu và tồn cuối kỳ. 

• Dữ liệu được lấy từ bảng kê nhập xuất để tạo nên báo cáo này. 

Báo cáo xuất - nhập - tồn

• Người thực hiện tiến hành sao chép mã vật tư vào trong cột vật tư. 

• Đối với tên vật tư và đơn vị cần tiến hành lấy dữ liệu từ cột danh mục vật tư đã tiến hành lập nằm ở sheet 1. Bạn cần sử dụng hàm Vlookup. 

• Người thực hiện có thể lấy dữ liệu từ cột số lượng, thành tiền của xuất trong kỳ và nhập trong kỳ. Lúc này bạn cần sử dụng hàm Sumif.

3. Bí quyết quản lý kho vật tư bằng excel hiệu quả 

Cách quản lý kho vật tư bằng excel hiệu quả như thế nào? Dưới đây là một bí quyết được các doanh nghiệp thực hiện và đã đạt được hiệu quả như mong muốn. 

3.1 Tránh sai lầm khi kiểm soát hàng tồn kho 

Khi nhập số liệu vào file excel rất dễ xảy ra sai sót và để đảm bảo sự chuẩn xác tới từng con số là điều không hề dễ dàng. Nếu bạn không biết nó sai ở đâu thì rất khó để tìm kiếm giữa hàng vạn con số khác nhau. Để hạn chế những sai lầm có thể xảy ra thì khi nhập thông tin cần kiểm tra thật kỹ số liệu và tiến hành kiểm kê kho mỗi ngày. 

Tránh sai lầm khi kiểm soát hàng tồn kho

3.2 Cập nhập thông tin tức thời 

Khi hàng hoá trong kho xuất nhập thì bạn cần phải nhập dữ liệu vào file ngay lập tức. Việc cập nhật thông tin ngay lập tức giúp cho bạn kiểm soát hàng hoá tốt hơn. Tránh tình trạng ùn ứ thông tin dẫn tới sai sót, thiếu sót khi nhập rất nhiều dữ liệu cùng một thời điểm. 

3.3 Lưu trữ đám mây

Sử dụng lưu trữ đám mây Onedrive hoặc Google drive sẽ giúp bạn lưu trữ được file excel quản lý kho vật tư. Lúc này nhiều người có thể truy cập vào file trong cùng một lúc mà không bị hạn chế. Điều này giúp cho năng suất làm việc tăng lên và hiệu quả công việc cũng tăng lên. Khi lưu trữ đám mây thì mọi người có thể sử dụng nhiều thiết bị thông minh như: điện thoại, máy tính, máy tính bảng,… để truy cập và chỉnh sửa. 

Lưu trữ đám mây

3.4 Dành thời gian để tổng kết dữ liệu 

Việc tổng kết dữ liệu theo tháng hoặc theo quý là điều bạn luôn phải làm và không được đình trệ công việc này. Để người đọc có cái nhìn trực quan thì bạn nên sử dụng biểu đồ để thể hiện số lượng hàng hoá được bán ra và hàng hoá tồn kho. Tổng kế dữ liệu đầy đủ theo đúng hạn sẽ giúp nắm bắt được doanh thu, lợi nhuận của đơn vị theo từng mốc thời gian nhất định. Qua thông tin này bạn sẽ có giải pháp quản lý, xử lý hàng tồn kho phù hợp hơn. 

3.5 Kiểm tra, đánh giá và đo lường

Bạn cần kiểm tra file excel thường xuyên để tránh tình trạng sai sót có thể xảy ra. Mọi dữ liệu trên excel chủ yếu nhập bằng tay và để cho ra các con số cuối cùng thì bạn cũng cần phải thực hiện tính toán. Chính vì thế hãy kiểm tra, đánh giá và tiến hành đo lường đều đặn theo kế hoạch. 

Người quản lý dành thời gian kiểm tra, đánh giá

3.6 Sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư bằng excel

Bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư bằng excel để quản lý hàng hoá của mình. Phần mềm này tương đối quen thuộc, dễ sử dụng, có thể lưu trữ nhiều dữ liệu. Tuy nhiên, nó còn tồn tại nhiều vấn đề như có thể gặp sai sót, mất dữ liệu nếu người sử dụng không có nhiều sự hiểu biết về công cụ này. Đồng thời, nó cũng đòi hỏi người dùng cần có nhiều kiến thức về hàm số, công thức tính. Người dùng phải thật cẩn thận trong quá trình nhập dữ liệu để tránh sai sót. 

Hiện nay đã có nhiều doanh nghiệp dần thay thế phần mềm quản lý kho vật tư excel bằng phần mềm quản lý bán hàng. Phần mềm này quản lý hàng hoá rất chi tiết từ việc thêm mới, phân loại hàng hoá theo lô cho tới việc quản lý hàng tồn kho dựa trên thời gian xuất – nhập hàng hoá. Vào cuối ngày phần mềm sẽ đưa ra báo cáo tổng kết về doanh thu, số lượng hàng hoá bán ra, tồn kho,… để quản lý tiện theo dõi. Mọi dữ liệu được lưu trữ an toàn trên nền tảng đám mây, tránh tình trạng đánh mất dữ liệu. 

4. Một số lưu ý khi sử dụng file quản lý kho vật tư bằng excel 

Sử dụng file quản lý kho vật tư bằng excel có những ưu điểm như chúng tôi đã chia sẻ ở trên. Tuy nhiên, nó còn đang tồn tại một số vấn đề nên khi sử dụng người dùng cần chú ý một số vấn đề dưới đây. 

4.1 Tính bảo mật không cao

Sử dụng file excel để quản lý hàng hoá không có tính bảo mật cao. Các dữ liệu đều lưu trữ trên máy tính và có thể dẫn tới mất dữ liệu, thông tin nếu máy tính bị hư hỏng hay gặp virus. Dữ liệu được nhập tay hoàn toàn nên nếu đánh mất thì người nhập sẽ phải thực hiện lại từ đầu và tốn rất nhiều thời gian, công sức. 

Sử dụng file excel lưu trữ thông tin không có tính bảo mật cao

4.2 Thiếu sự đồng bộ 

Để lưu trữ dữ liệu bằng excel bạn sẽ cần rất nhiều tài liệu và khi làm báo cáo bạn sẽ gặp không ít khó khăn trong việc tìm kiếm dữ liệu để thực hiện báo cáo. Chưa dừng lại ở đó, việc xuất dữ liệu với số lượng lớn cũng là điều không hề dễ dàng. 

4.3 Chuyên môn cao

Excel là công cụ rất dễ để tiếp cận, tuy nhiên để sử dụng thành thạo thì bạn cần biết rất nhiều hàm khó, phức tạp. Nếu không học cách sử dụng hàm thì bạn không thể nào quản lý phần mềm. Với số liệu lớn bạn sẽ gặp không ít khó khăn để thực hiện. 

Sử dụng phần mềm quản lý kho Excel có thực sự tốt không qua bài viết: https://www.pos365.vn/phan-mem-quan-ly-kho-excel-6594.html

Bài viết chia sẻ các bước thiết lập file quản lý kho vật tư bằng excel tới đây là kết thúc. Chúng tôi hy vọng rằng bạn đã biết cách thiết lập file một cách nhanh chóng và hiệu quả. Nếu đã biết cách thực hiện hãy ứng dụng cho công việc của mình nhé.