Rất nhiều nhà thuốc gặp chung tình trạng thất thoát hàng hóa mà không biết nguyên nhân xuất phát từ đâu. Có thể thấy sai lầm lớn nhất mà bất cứ nhà thuốc nào cũng mắc phải là quy trình quản lý kho không hiệu quả. Vậy làm thế nào để giảm thiểu tối đa rủi ro khi kinh doanh nhà thuốc? Cùng POS365 tìm hiểu kinh nghiệm quản lý kho thuốc hiệu quả dành cho nhà thuốc trong bài viết này nhé!
Những khó khăn khi quản lý kho thuốc
Một số khó khăn khi quản lý kho mà nhà thuốc nào cũng sẽ gặp phải như sau:
Quản lý hạn sử dụng thuốc
Thuốc được quy định là sản phẩm được quản lý lô date. Nếu dược sĩ không quản lý cụ thể thời gian nhập hàng và hạn sử dụng của mỗi loại sản phẩm thì hoàn toàn có thể bị lẫn lộn hàng đã quá hạn. Việc này sẽ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của nhà thuốc, tăng chi phí và lợi nhuận bị giảm đi.
Kiểm kê không chặt chẽ kho hàng
Rất nhiều nhà thuốc xảy ra tình trạng không thường xuyên kiểm kê kho thuốc hoặc kiểm kê qua loa, không chặt chẽ. Việc này làm cho người vận hành không nắm bắt được tình hình tồn kho của kho hàng. Chắc chắn các bạn sẽ không thể biết được thuốc nào tồn nhiều hay sắp hết, loại nào đã cận date,... Nhà thuốc sẽ không thể kinh doanh hiệu quả nếu thường xuyên gặp tình trạng này.
Kiểm kê không chặt chẽ kho hàng
Không chủ động nhập hàng
Các bạn không biết chính xác số lượng hàng hóa còn trong kho là bao nhiêu, không biết rằng đã hết hay còn dư bởi nhân viên không báo cáo. Từ đó dẫn đến hệ quả là không nhập hàng kịp với những phân loại đã hết. Nó sẽ khiến các bạn mất thời gian trong quá trình tìm thuốc cho khách hàng, thậm chí là bỏ lỡ cơ hội bán hàng. Chắc chắn sẽ gây nên những ảnh hưởng không nhỏ đến doanh số nhà thuốc của bạn.
Chưa tối ưu mức kho cần thiết
Các chủ kinh doanh luôn mong muốn nhập thật nhiều mặt hàng. Tuy nhiên nếu không kiểm soát nhập hàng liên tục mà không chú ý đến lượng tồn kho tối đa và tối thiểu thì sẽ tăng chi phí lưu kho, chậm quay vòng vốn và giảm lợi nhuận đáng kể.
>>Xem thêm: Lập kế hoạch kinh doanh nhà thuốc online chi tiết từ A - Z
Hàng hóa bị thất thoát
Có nhiều nguyên nhân dẫn đến việc thất thoát như không quản lý tốt chi phí đầu tư, hạn sản phẩm, sự gian lận trong quá trình vận hành. Bởi vậy nếu không có quy trình quản lý kiểm kê cụ thể thường xuyên thì sẽ không biết được nguyên nhân cũng như đưa ra biện pháp hợp lý.
Hàng hóa bị thất thoát
Những kỹ năng mà người quản lý kho thuốc cần có
Để nâng cao hiệu suất làm việc thì người quản lý kho thuốc cần có những kỹ năng như sau:
Kiểm tra và lập phiếu xuất nhập kho
Nhiệm vụ vô cùng quan trọng của nhân viên quản lý kho dược là tiếp nhận, kiểm tra chứng từ giấy tờ liên quan tới xuất nhập và lưu chuyển hàng hóa. Bởi vậy mà người quản lý cần hiểu viết, thành thạo các kỹ năng kiểm tra để công việc thuận lợi, mượt mà hơn không xảy ra những sai sót nghiêm trọng.
Kỹ năng quản lý hàng hóa
Việc sắp xếp và quản lý hàng hóa thông minh sẽ giúp tiết kiệm không gian kho, tăng hiệu quả tìm kiếm, kiểm soát trong quá trình làm việc. Người quản lý kho dược phải am hiểu rõ về cách thức sắp xếp bảo quản dược phẩm. Ngoài ra có thể sử dụng các nhãn dán hàng hóa để quản lý một cách tốt nhất.
Kỹ năng quản lý hàng hóa
Kỹ năng kiểm kho nhanh, chính xác
Người kiểm kho đòi hỏi sự tỉ mỉ, cẩn thận cùng với kỹ năng chuyên môn cao. Các bạn phải nắm vững quy trình cũng như hoạt động cần có trong quá trình kiểm kho để loại bỏ những sai sót không đáng có. Quá trình kiểm kho không chỉ hỗ trợ đánh giá tình hình tiêu tục mà còn giúp nhà thuốc có kế hoạch nhập thuốc hợp lý.
>>Xem thêm: Kinh nghiệm kinh doanh nhà thuốc cho người mới bắt đầu
Cách quản lý thuốc tại nhà thuốc hiệu quả
Một số kinh nghiệm cũng như cách quản lý kho thuốc giúp tiết kiệm thời gian, công sức cũng như nhân lực và chi phí mà các bạn có thể áp dụng dưới đây.
Xây dựng kho tại khu vực dễ theo dõi
Chọn một vị trí thuận tiện và không gian đủ lớn để chứa tất cả các mặt hàng cần lưu trữ. Đảm bảo rằng kho hàng của bạn có diện tích đủ để dễ dàng quản lý và sắp xếp hàng hóa. Tạo một bố cục rõ ràng và hợp lý để tận dụng không gian một cách tối ưu. Dùng kệ, pallet hay hệ thống ray đồng bộ để sắp xếp và tách các loại hàng hóa. Đặt các sản phẩm dễ bán hoặc vận chuyển nhanh nhất ở vị trí tiện lợi nhất.
Sắp xếp các loại thuốc một cách khoa học
Bắt đầu bằng việc phân loại các loại thuốc theo nhóm tương tự nhau, ví dụ: thuốc ho, thuốc đau đầu, thuốc tiêu hóa, vv. Điều này giúp tìm kiếm và sắp xếp thuốc dễ dàng hơn. Gắn nhãn cho từng loại thuốc để biết được tên thuốc, hạn sử dụng và cách sử dụng. Điều này sẽ giúp tránh nhầm lẫn và nhanh chóng tìm thấy thuốc cần sử dụng.
Đặt thuốc trong nơi thoáng mát và khô ráo để tránh ảnh hưởng của ánh sáng, độ ẩm và nhiệt độ cao. Một số loại thuốc cần được bảo quản trong tủ lạnh, trong khi những loại khác cần được để ở nhiệt độ phòng.Bằng việc sắp xếp các loại thuốc theo cách khoa học, bạn sẽ giúp tăng cường quản lý và tiết kiệm thời gian khi cần tìm kiếm.
Sắp xếp các loại thuốc một cách khoa học
Áp dụng quy tắc nhập trước - xuất trước
Đảm bảo hàng hóa được sử dụng theo thứ tự của chúng được nhập vào kho trước, và được xuất ra trước tiên. Bằng cách áp dụng quy tắc này, bạn có thể đảm bảo rằng hàng hoá không bị lưu trữ quá lâu trong kho, tránh hạn chế các vấn đề như hết hạn sử dụng, hỏng hóc hoặc thất thoát. Quy tắc nhập trước - xuất trước giúp duy trì sự tổ chức và hiệu quả trong quá trình kiểm soát và quản lý kho hàng của bạn.
>>Xem thêm: Xây dựng chiến lược kinh doanh nhà thuốc chuẩn xác nhất
Định mức tồn kho cụ thể
Định mức tồn kho cụ thể trong quản lý kho hàng, giúp đảm bảo rằng bạn sẽ có đủ hàng hoá để đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà không bị lưu trữ quá nhiều.
Xác định tần suất và mức độ tiêu thụ hàng hóa của khách hàng. Dựa vào thông tin này, bạn có thể ước tính số lượng hàng hoá cần có trong kho để đáp ứng nhu cầu. Xem xét thời gian cung cấp hàng hóa từ nhà cung cấp của bạn. Đặt hàng một cách phù hợp để đảm bảo rằng bạn không gặp tình trạng thiếu hàng hoá.
Định mức tồn kho cụ thể
Quản lý bằng phương pháp lưu mã vạch
Quản lý hàng hóa bằng phương pháp lưu mã vạch là một cách hiệu quả để theo dõi và kiểm soát kho hàng. Phương pháp này sử dụng mã vạch để định danh và gán thông tin về hàng hóa.
Lưu trữ các thông tin liên quan đến mã vạch trong hệ thống quản lý kho của bạn. Thông tin này có thể bao gồm tên sản phẩm, mô tả, giá cả, nguồn gốc, thông tin về nhà cung cấp và thông tin khách hàng.
Sử dụng máy quét mã vạch hoặc điện thoại di động có ứng dụng quét mã vạch để đọc mã vạch trên sản phẩm. Thông tin về sản phẩm sẽ được truy xuất thông qua hệ thống quản lý kho.
>>Xem thêm: Các cách quản lý nhà thuốc hiệu quả nhất mà bạn nên biết
Kiểm soát chặt chẽ quy trình quản lý kho thuốc
Kiểm soát chặt chẽ quy trình quản lý kho thuốc là một yếu tố quan trọng đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực y tế và dược phẩm. Xây dựng và thực hiện tiêu chuẩn quy trình cụ thể cho việc quản lý kho thuốc. Các quy định này nên bao gồm việc kiểm tra, nhận, lưu trữ, xuất và theo dõi thuốc trong kho.
Kiểm soát chặt chẽ quy trình quản lý kho thuốc
Sử dụng phần mềm quản lý kho thuốc
Sử dụng phần mềm quản lý kho thuốc là một công cụ hữu ích để nâng cao hiệu quả quản lý kho thuốc. Bằng cách sử dụng phần mềm quản lý kho thuốc, bạn có thể tự động hóa quá trình theo dõi và kiểm soát hàng hóa, giúp tiết kiệm thời gian và công sức. Nổi bật phải kể đến phần mềm quản lý nhà thuốc POS365 với những tính năng nổi bật như sau:
-
Theo dõi chính xác: Phần mềm quản lý kho thuốc cho phép bạn ghi lại thông tin chi tiết về từng lô hàng, nhà cung cấp, ngày hết hạn và số lượng hiện có. Theo dõi chính xác tình trạng hàng hóa trong kho và tránh thiếu hụt hoặc lạm phát tồn kho.
-
Tối ưu hóa quản lý tồn kho: Giúp bạn xác định đúng định mức tồn kho cần thiết và đưa ra các quyết định thông minh để tối ưu hóa quản lý tồn kho.
-
Quản lý đơn đặt hàng: Lập lịch đơn đặt hàng, theo dõi tiến trình đơn hàng và xác nhận khi hàng được nhận. Duy trì quan hệ tốt với các nhà cung cấp và đảm bảo nhận hàng đúng hẹn.
-
Báo cáo phân tích: Xem các báo cáo về tồn kho, những mặt hàng bán chạy nhất, xu hướng tiêu thụ và hiệu suất kho. Giúp bạn có cái nhìn toàn diện về hoạt động kho hàng và hỗ trợ quyết định kinh doanh.
Sử dụng phần mềm quản lý kho thuốc
>>Xem thêm: 8 Phần mềm quản lý bán hàng nhà thuốc tốt nhất hiện nay
Như vậy POS365 vừa cùng các bạn tìm hiểu cách quản lý kho thuốc hiệu quả, nhanh chóng và chính xác nhất hiện nay. Hy vọng bài viết này sẽ hỗ trợ tốt công việc kinh doanh nhà thuốc của bạn. Theo dõi POS365 để biết thêm nhiều kiến thức kinh doanh nhé!
