Nguyên liệu pha chế đóng vai trò quan trọng ảnh hưởng lớn đến doanh số, lợi nhuận của các quán cafe, nhà hàng. Để có thể kiểm soát nhanh chóng và chính xác những thành phần, nguyên liệu pha chế suốt quá trình kinh doanh của mình. POS365 sẽ hướng dẫn bạn cách quản lý nguyên liệu quán cafe ngay trong bài viết này nhé.
I. Tại sao cần phải quản lý nguyên liệu quán cafe?
Quản lý nguyên liệu quán cafe là quá trình kiểm tra, theo dõi tồn kho nguyên liệu hàng ngày cũng như kiểm soát nguyên liệu phục vụ chế biến đồ uống. Nếu nguyên vật liệu sắp hết thì bạn cần phải lên kế hoạch mua bổ sung để đảm bảo quán hoạt động trơn tru.
1.1. Đảm bảo nguồn đầu vào đầy đủ
Quán cafe của bạn đang hoạt động tốt và có nhiều khách. Vì vậy, việc quản lý nguyên vật liệu là rất quan trọng, bởi nếu đang đông khách mà nguyên liệu lại hết thì không thể làm đồ uống kịp thời, dẫn đến tình trạng khách không hài lòng và lần sau sẽ không đến quán nữa. Chủ quản lý cần phải kiểm soát được tình trạng tồn kho xem thiếu gì để chủ động nhập hàng mới.
Tại sao cần phải quản lý nguyên liệu quán cafe?
1.2. Tránh lãng phí nguyên vật liệu trong quá trình chế biến
Nếu không kiểm soát được nguồn hàng hiện có trong quán cafe, thấy nguyên liệu nhập về nhiều lại tiện tay sử dụng lãng phí trong quá trình chế biến thì chả mấy chốc hết sạch. Khi kiểm tra hàng hóa thường xuyên, sẽ giúp bạn ước chừng được số lượng mỗi nguyên liệu cần dùng, và sắp hết sẽ nhập về lượng hàng vừa đủ.
1.3. Tránh tình trạng nguyên vật liệu để lâu bị hư hỏng
Quản lý nguyên liệu sẽ giúp bạn kiểm soát được tình trạng của sản phẩm như thế nào, tránh việc cất quá kỹ dẫn đến tình trạng bị hư hỏng và gây thất thoát cho quán cafe.
II. Cách quản lý nguyên liệu pha chế để giảm thất thoát
Sau khi đã mở quán cafe theo định hướng của mình, bạn cần phải có kinh nghiệm quản lý nguyên vật liệu pha chế để giảm thất thoát hiệu quả.
2.1. Quản lý lợi nhuận
Là chủ quán cà phê, bạn có thể biết rằng thực đơn không thể thay đổi theo ý muốn, ngay cả khi giá của một số mặt hàng tăng đột biến. Điều này ảnh hưởng đến chi phí chuẩn bị các mặt hàng thực phẩm cụ thể mà không thể thu hồi trong thời gian ngắn hạn. Quản lý nguyên liệu tiêu thụ hàng ngày của bạn yêu cầu sử dụng đúng nguyên liệu, bao gồm cả việc tái sử dụng một số mặt hàng nếu có thể.
Vì bạn có thể tự động xem sản lượng của từng mặt hàng trong kho hàng của mình hàng ngày, bạn có thể đưa ra quyết định tốt hơn về việc mua thêm hàng trước thời hạn.
Trong trường hợp các mặt hàng dễ hư hỏng, phần mềm quản lý quán cafe có thể giúp bạn kiểm soát chi phí thực phẩm bằng cách đặt hàng chính xác những gì bạn cần và khi nào bạn cần. Điều này giúp bạn ngăn ngừa tình trạng tồn kho quá nhiều và nguyên liệu thô bị thối rữa trong khi bảo quản nguyên liệu pha chế.
Cách quản lý nguyên liệu pha chế
2.2. Chi phí thực phẩm
Sau khi nắm được kho hàng và công thức pha chế, bạn có thể kiểm tra chi phí nguyên liệu chế biến của mình. Doanh thu của nhà hàng phụ thuộc rất nhiều vào chi phí nguyên liệu pha chế của họ. Đây là lý do tại sao tỷ lệ phần trăm chi phí nguyên liệu là một thông số quan trọng để đánh giá sự thành công của việc quản lý công thức pha chế của bạn.
a) Tính toán chi phí thực phẩm của bạn
Duy trì ngân sách tại một quán cà phê, đặc biệt là khi tính đến chi phí thức ăn, đồ uống là một thách thức khá lớn. Cách tốt nhất để đạt được điều đó là sử dụng công thức chi phí thực phẩm, điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tiền bạc và thực phẩm về lâu dài. Bạn cần xem xét hàng tồn kho của mình và cân nhắc thay đổi chi phí nguyên liệu trong khi tính toán chi phí thực phẩm cho nhà hàng của bạn.
Sau đó, bạn có thể chia giá vốn bán hàng của mình cho doanh thu bán thực phẩm bạn thực hiện và đổi thành tỷ lệ phần trăm để tính tỷ lệ phần trăm chi phí nguyên liệu pha chế của bạn. Tỷ lệ phần trăm chi phí thực phẩm lý tưởng là từ 25 - 35 %.
Tính toán chi phí đồ uống hợp lý
b) Định giá thực đơn của bạn
Cùng với việc thiết kế thực đơn phù hợp, thì việc định giá các món ăn/đồ uống cũng rất cần thiết. Hầu hết các chủ quán cafe đều sử dụng công nghệ và phần mềm quản lý quán coffee tốt nhất. Vì phần mềm quán cafe giúp dự báo các chi phí nguyên liệu thô khác nhau và dự đoán mức tiêu thụ trong những ngày sắp tới, nên việc dự đoán ngân sách của các chủ nhà hàng trở nên khá thuận tiện.
Bạn cũng có thể thay đổi giá menu đồ uống của mình theo nhu cầu của người tiêu dùng. Với việc sử dụng phần mềm POS365 dành cho quán cafe chắc chắn sẽ giúp cho việc kiểm soát nguyên liệu pha chế của bạn được tốt nhất.
2.3. Quản lý nhân sự
Muốn quản lý nhân sự hiệu quả thì bất kỳ quán cafe hay nhà hàng nào cũng phải xây dựng một bản nội quy cụ thể cho từng bộ phận nhân viên như pha chế, thu ngân, bảo vệ, nhân viên phục vụ,... Bên cạnh chất lượng đồ uống ngon, sạch sẽ thì thái độ phục vụ của nhân viên sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến cảm nhận và đánh giá của khách hàng đối với quán cafe của bạn.
Quản lý nhân sự
Khi phân công công việc cụ thể cho từng bộ phận thì nhân viên sẽ có trách nhiệm thực hiện đúng quy định. Từ đó, chủ quán có thể dễ dàng nhận ra điểm mạnh và yếu của từng người để có những sắp xếp phù hợp. Hàng tháng, chủ quản lý có thể đánh giá nhân viên để khen thưởng và xử phạt công minh nhằm thúc đẩy tinh thần và trách nhiệm làm việc của mỗi cá nhân.
2.4. Quản lý nguyên liệu pha chế trên phần mềm POS365
Khi nói về quản lý các công thức pha chế, điều này cần duy trì tính nhất quán trong công thức nấu ăn hoặc thực đơn của bạn tại tất cả các chi nhánh kinh doanh quán cafe. Là chủ chuỗi nhà hàng cà phê, việc đảm bảo tính nhất quán của các công thức món ăn tại tất cả các cửa hàng của bạn có thể là một điều khó thực hiện. Tuy nhiên, một phần mềm quản lý quán cafe hiện đại có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc của bạn.
Với phần mềm phù hợp, bạn có thể cập nhật ngay lập tức các công thức pha chế của mình chỉ bằng một cú nhấp chuột và nó sẽ tự động cập nhật tại tất cả các cửa hàng của bạn. Điều này giúp bạn cắt giảm chi phí thực phẩm, nguyên liệu pha chế một cách rõ ràng.
Ngoài ra, việc quản lý quán cafe của bạn cũng nhanh chóng hơn nhờ vào phần mềm POS365. Nó giúp bạn biết được tốc độ mặt hàng đang được tiêu thụ, giúp quản lý hàng tồn kho được dễ dàng hơn.
Phần mềm quản lý quán cafe POS365
Quản lý được những thành phần và nguyên liệu có nhiều lợi ích cho quán cà phê. Đầu tiên là bạn có thể lên được danh sách cho những điều phải chuẩn bị. Một phần mềm quản lý quán cafe chuyên nghiệp có thể cho bạn biết thời gian tối ưu cần thiết để chuẩn bị những đồ uống, món ăn và phục vụ cho khách hàng được tốt hơn.
Phần mềm quản lý nhà hàng có thể định lượng nguyên liệu chế biến, biết được những hàng tồn kho và tính nguyên liệu pha chế theo giá và quy định mà bạn thiết lập. Từ đó, bạn có thể quản lý được những nguyên liệu chế biến.
Kết luận:
Tóm lại, muốn tiết kiệm chi phí tốt nhất nhưng vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm thì bạn phải biết cách quản lý nguyên liệu quán cafe. Với những thông tin hữu ích mà POS365 chia sẻ trên đây, hy vọng sẽ giúp các chủ kinh doanh áp dụng thành công với cửa hàng đồ uống của mình.
